YOUR PRIVACY MATTERS TO US

PERSONAL DATA PROTECTION ACT 2010 (ACT 709)

At G Hotel, we are committed to safeguarding your privacy and protecting your personal data in accordance with the Personal Data Protection Act 2010 (PDPA), as well as internationally recognised standards of privacy protection. This Privacy Policy outlines how we collect, use, manage, and protect the personal information you share with us. We use your personal data to fulfill our commitment to offering you distinctive standards of hospitality, comfort, and service.

1. Collection of Personal Data

● Make a room reservation or use any of our services
● Join our membership or loyalty programmes
● Respond to our surveys, feedback forms, or participate in contests
● Take part in marketing or promotional activities
● Interact with us through websites, social media, mobile applications, or electronic communications
● Visit our hotel premises (including CCTV footage for safety and security)
● Provide credit card or debit card details upon check-in for payment, pre-authorisation, or security deposit purposes

The types of personal data we may collect include, but are not limited to:

Name, identification/passport number, nationality, gender, contact details, email address, billing details, travel or stay preferences, feedback, audio/video recordings, and any other information necessary to facilitate your experience with us. In some cases, we may also process sensitive personal data (e.g., medical condition, dietary requirements, or religious preferences) to fulfil your special requests, subject to your express consent.

2. Purpose of Collecting Personal Data

Your personal data is collected and processed for purposes such as:

● Confirming and managing hotel bookings, reservations, and special requests
● Personalising and enhancing your stay and guest experience
● Processing and securing payments, including credit/debit card verification and pre-authorisations
● Processing payments, membership privileges, and third-party loyalty programmes
● Responding to inquiries and improving customer satisfaction
● Sending you updates, promotions, or service information with your consent
● Complying with legal, regulatory, or internal audit requirements
● Ensuring security and maintaining guest records

3. Disclosure of Personal Data

We may disclose your personal data to:

● Relevant departments within G Hotel for service delivery and guest experience
● Business partners or vendors (e.g., payment gateways, booking engines, survey platforms) who process data on our behalf under strict confidentiality and security obligations
● Travel-related services or third-party loyalty programme providers (where applicable)
● Government agencies, enforcement bodies or legal authorities where required by law.

We do not sell or share your personal information with unauthorized parties. All third-party recipients are contractually restricted from using your data for any purpose other than what is specified by G Hotel.

4. Direct Marketing & Communication Preferences

We may use your contact details to share marketing communications, promotions, and offers related to travel, lifestyle, dining, events, or hotel services—only with your consent. You may withdraw your consent or opt out of marketing communications at any time at no cost, either via the “unsubscribe” link or by contacting us directly (see Contact Us below). Your preferences will be recorded to ensure compliance with your request. If you opt out, we may retain your data in a "suppressed" state to prevent future marketing, unless you provide renewed consent.

5. Use of Cookies & Website Analytics

When you visit our website, we may collect non-personally identifiable information through the use of cookies and similar technologies. These tools help us:

● Understand how visitors navigate our site
● Personalise content and enhance your digital experience
● Recognise returning visitors for convenience
● Improve website structure and offerings

Cookies do not personally identify you unless you voluntarily provide personal data. You may choose to disable cookies in your browser settings, although some features of the site may not function optimally.

6. Data Protection & Security

We take data protection seriously. G Hotel implements appropriate technical, administrative, and physical safeguards to protect your personal information from unauthorised access, misuse, loss, or alteration. These measures include secure storage systems, data encryption, restricted access, and staff confidentiality training. Credit/debit card information collected during check-in is handled with strict confidentiality and processed in accordance with industry security standards (including PCI DSS compliance), ensuring that your payment details are protected against misuse or disclosure.When data is handled by third-party vendors on our behalf, we ensure that they are equally compliant with PDPA and bound by strict data confidentiality agreements.

7. Retention of Personal Data

Your personal data is retained for as long as necessary to fulfil the purposes it was collected for, or as required to comply with legal, operational, or regulatory obligations. Upon the lapse of the retention period, data will be securely destroyed or anonymised to prevent unauthorised use.

8. Your Rights

You have the right to:

● Access and review your personal data held by us
● Request correction of inaccurate or outdated information
● Withdraw previously given consent for specific processing (e.g., marketing)
● Object to or restrict processing under certain circumstances

To exercise any of your rights or make a related inquiry, please reach out to our Personal Data Protection Officer.

9. Children & Minors

We do not knowingly collect personal data from individuals under the age of 18 unless expressly permitted by law or with parental/guardian consent. If you are a minor, please ensure that a parent or guardian supervises your engagement with our services.

10. Contact Us

To exercise your rights, or if you have questions regarding your personal data, please contact us at the details below.Personal Data Protection Officer

G Hotel Gurney / G Hotel Kelawai
168A Persiaran Gurney / 2 Persiaran Maktab
10250 Penang, Malaysia
Tel: +604 238 0000
Email: g4u@ghotel.com.my
Website: www.ghotel.com.my

CHANGES TO THIS PRIVACY NOTICE

This Privacy Notice may be reviewed and updated periodically to reflect changes in our operations, legal obligations, or service offerings. If significant changes occur, we will notify you via our website or through direct communication.

The latest version of this Privacy Policy will include a revision date for your reference. Continued use of our services following such changes will be deemed as your acceptance of the updated policy.

This Privacy Notice is available in both English and Bahasa Malaysia. In the event of inconsistency, the English version shall prevail.

PRIVASI ANDA PENTING KEPADA KAMI

AKTA PERLINDUNGAN DATA PERIBADI 2010 (AKTA 709)

Di G Hotel, kami komited untuk melindungi privasi anda dan memastikan keselamatan data peribadi anda selaras dengan Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (PDPA), serta piawaian perlindungan privasi antarabangsa yang diiktiraf. Dasar Privasi ini menerangkan bagaimana kami mengumpul, menggunakan, mengurus dan melindungi maklumat peribadi yang anda berikan kepada kami. Kami menggunakan data peribadi anda untuk memenuhi komitmen kami dalam memberikan layanan hospitaliti, keselesaan, dan perkhidmatan bertaraf tinggi.

1. Pengumpulan Data Peribadi

Kami mungkin mengumpul data peribadi anda secara langsung daripada anda atau melalui pihak ketiga apabila anda:

● Membuat tempahan bilik atau menggunakan mana-mana perkhidmatan kami
● Menyertai program keahlian atau kesetiaan pelanggan kami
● Memberi maklum balas melalui borang kaji selidik atau pertandingan
● Menyertai aktiviti pemasaran atau promosi
● Berinteraksi dengan kami melalui laman web, media sosial, aplikasi mudah alih, atau komunikasi elektronik
● Mengunjungi premis hotel kami (termasuk rakaman CCTV untuk keselamatan dan perlindungan)
● Memberikan butiran kad kredit atau kad debit semasa daftar masuk bagi tujuan pembayaran, pra-kebenaran atau deposit keselamatan

Jenis data peribadi yang kami kumpul termasuk (tetapi tidak terhad kepada): Nama, nombor kad pengenalan/pasport, kewarganegaraan, jantina, maklumat hubungan, alamat e-mel, maklumat pembayaran, keutamaan penginapan, maklum balas, rakaman audio/video, dan maklumat lain yang diperlukan untuk memberikan perkhidmatan kepada anda.

Dalam keadaan tertentu, kami mungkin memproses data peribadi sensitif (contohnya, keadaan kesihatan, keperluan diet, atau kepercayaan agama) untuk memenuhi permintaan khas anda, tertakluk kepada keizinan nyata anda.

2. Tujuan Pengumpulan Data Peribadi

Data peribadi anda dikumpul dan diproses untuk tujuan seperti berikut:

● Mengurus dan mengesahkan tempahan hotel serta permintaan khas
● Memperibadikan dan meningkatkan pengalaman penginapan anda
● Memproses dan melindungi pembayaran termasuk pengesahan kad kredit/debit serta pra-kebenaran transaksi
● Memproses bayaran, faedah keahlian, dan program kesetiaan pihak ketiga
● Menjawab pertanyaan dan meningkatkan kepuasan pelanggan
● Menghantar maklumat promosi atau kemas kini dengan keizinan anda
● Mematuhi keperluan undang-undang, peraturan atau audit dalaman
● Memastikan keselamatan dan penyimpanan rekod tetamu

Kami juga boleh menggunakan data anda untuk analisis prestasi perkhidmatan, jaminan kualiti, atau mendapatkan maklumat pelanggan bagi tujuan penambahbaikan.

3. Pendedahan Data Peribadi

Kami mungkin mendedahkan data peribadi anda kepada:

● Jabatan berkaitan dalam G Hotel bagi tujuan perkhidmatan dan pengalaman tetamu
● Rakan perniagaan atau vendor (seperti gerbang pembayaran, enjin tempahan, platform kaji selidik) yang memproses data bagi pihak kami di bawah syarat kerahsiaan dan keselamatan ketat
● Penyedia perkhidmatan berkaitan perjalanan atau program kesetiaan pihak ketiga (jika berkenaan)
● Agensi kerajaan, pihak penguatkuasa atau badan undang-undang yang diperlukan oleh undang-undang

Kami tidak menjual atau berkongsi data peribadi anda kepada pihak tidak dibenarkan. Semua penerima pihak ketiga terikat secara kontrak untuk menggunakan data anda hanya untuk tujuan yang ditetapkan oleh G Hotel.

4. Pemasaran Terus & Pilihan Komunikasi

Kami mungkin menggunakan maklumat hubungan anda untuk menghantar komunikasi pemasaran, promosi, dan tawaran berkaitan perjalanan, gaya hidup, makanan, acara, atau perkhidmatan hotel — hanya dengan keizinan anda. Anda boleh menarik balik keizinan atau berhenti menerima komunikasi pemasaran pada bila-bila masa secara percuma melalui pautan "nyahlanggan" atau dengan menghubungi kami (lihat bahagian Hubungi Kami di bawah).

Pilihan anda akan direkodkan untuk memastikan pematuhan terhadap permintaan anda. Jika anda memilih untuk tidak menerima komunikasi ini, kami mungkin mengekalkan data anda dalam status "disekat" untuk mengelakkan pemasaran semula, kecuali anda memberikan keizinan baharu.

5. Penggunaan Kuki & Analitik Laman Web

Apabila anda melayari laman web kami, kami mungkin mengumpul maklumat bukan peribadi menggunakan kuki dan teknologi serupa. Alat ini membantu kami:

● Memahami corak navigasi pelawat di laman web
● Memperibadikan kandungan dan meningkatkan pengalaman digital anda
● Mengenalpasti pelawat yang kembali bagi tujuan kemudahan
● Menambah baik struktur dan tawaran laman web

Kuki tidak mengenal pasti anda secara peribadi kecuali anda memberikan data peribadi secara sukarela. Anda boleh mematikan kuki dalam tetapan pelayar anda, walaupun beberapa ciri laman web mungkin terjejas.

6. Perlindungan & Keselamatan Data

G Hotel melaksanakan langkah keselamatan teknikal, pentadbiran dan fizikal untuk melindungi maklumat peribadi anda daripada akses tanpa kebenaran, penyalahgunaan, kehilangan, atau perubahan. Ini termasuk sistem storan selamat, penyulitan data, akses terhad, dan latihan kerahsiaan kakitangan.

Maklumat kad kredit/debit yang dikumpul semasa daftar masuk dikendalikan dengan kerahsiaan ketat dan diproses mengikut piawaian keselamatan industri (termasuk pematuhan PCI DSS), bagi memastikan butiran pembayaran anda dilindungi daripada penyalahgunaan atau pendedahan.

Jika data dikendalikan oleh vendor pihak ketiga bagi pihak kami, kami memastikan mereka juga mematuhi PDPA dan terikat dengan perjanjian kerahsiaan data yang ketat.

7. Tempoh Penyimpanan Data Peribadi

Data peribadi anda akan disimpan selama mana yang diperlukan bagi memenuhi tujuan ia dikumpulkan, atau seperti yang diperlukan untuk mematuhi keperluan undang-undang, operasi atau peraturan. Selepas tempoh penyimpanan tamat, data akan dimusnahkan atau dinyahnamakan secara selamat bagi mengelakkan penyalahgunaan.

8. Hak Anda

Anda berhak untuk:

● Mengakses dan menyemak data peribadi yang kami simpan tentang anda
● Memohon pembetulan data yang tidak tepat atau lapuk
● Menarik balik keizinan yang telah diberikan sebelum ini (contohnya untuk pemasaran)
● Membantah atau mengehadkan pemprosesan dalam keadaan tertentu

Untuk melaksanakan hak anda atau membuat pertanyaan berkaitan, sila hubungi Pegawai Perlindungan Data Peribadi kami.

9. Kanak-kanak & Individu Bawah Umur

Kami tidak mengumpul data peribadi daripada individu di bawah umur 18 tahun kecuali dibenarkan secara nyata oleh undang-undang atau dengan keizinan ibu bapa/penjaga. Jika anda seorang bawah umur, sila pastikan ibu bapa atau penjaga mengawasi penggunaan and terhadap perkhidmatan kami.

10. Hubungi Kami

Pegawai Perlindungan Data Peribadi
G Hotel Gurney / G Hotel Kelawai
168A Persiaran Gurney / 2 Persiaran Maktab
10250 Pulau Pinang, Malaysia

Tel: +604 238 0000
E-mel: g4u@ghotel.com.my
Laman Web: www.ghotel.com.my

PERUBAHAN KEPADA NOTIS PRIVASI INI

Notis Privasi ini mungkin dikaji semula dan dikemas kini dari semasa ke semasa bagi mencerminkan perubahan dalam operasi, kewajipan undang-undang, atau tawaran perkhidmatan kami. Jika terdapat perubahan ketara, kami akan memaklumkan anda melalui laman web kami atau komunikasi langsung.

Versi terkini Dasar Privasi ini akan memaparkan tarikh semakan untuk rujukan anda. Penggunaan berterusan terhadap perkhidmatan kami selepas perubahan tersebut dianggap sebagai penerimaan anda terhadap dasar yang dikemas kini.Notis ini disediakan dalam versi Bahasa Inggeris dan Bahasa Malaysia. Sekiranya berlaku ketidakselarasan, versi Bahasa Inggeris akan diguna pakai.